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Cómo archivar archivos de la empresa de QuickBooks

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Cómo archivar archivos de la empresa de QuickBooks


Cuando un archivo de compañía QuickBooks ha tenido muchas transacciones durante un largo período de tiempo, el espacio ocupado por los aumentos de software de QuickBooks. Esto puede causar una ralentización extremos del proceso operativo de QuickBooks. La solución a esto es archivar los años anteriores de los archivos de la empresa. En las versiones anteriores de QuickBooks, este proceso se llama "archivado"; en las versiones más recientes, se le llama "limpiar datos de la empresa." Este proceso se condensa archivos de la empresa del año anterior mediante la eliminación de los detalles de cada transacción cerrada, dejando sólo los totales.

Crear y guardar una copia de seguridad

Inserte una unidad flash o un CD-ROM en el ordenador.

Haga clic en el botón "Archivo" en la barra de menú superior, luego seleccione "Guardar copia o de copia de seguridad." Se le preguntará dónde desea guardar esta copia de seguridad; elegir la unidad flash o un CD-ROM.

Haga clic en el cuadro "Nombre de archivo" y tipo "archivado" antes de la extensión. Haga clic en "Aceptar" y el archivo se copiará en la unidad flash o un CD-ROM.

El archivo del expediente

Haga clic en "Archivo" en la barra de menú superior y seleccione la opción "Utilidades". Cuando se abre la siguiente ventana, haga clic en "Limpiar datos de la empresa."

Seleccione "Eliminar Transacciones partir de una fecha específica." La fecha que elija será la fecha de cierre; todas las operaciones anteriores a dicha fecha se condensan y se van a eliminar los detalles de dichas transacciones.

Haga clic en "Siguiente" para abrir la siguiente ventana, donde podrá elegir criterios adicionales para la eliminación de las transacciones. Hay cuatro opciones: eliminar las transacciones bancarias y tarjetas de crédito no despejadas; eliminar transacciones marcadas para ser impreso; eliminar facturas y presupuestos marcados para ser enviados; eliminar las transacciones que contienen los costos no facturados o no reembolsables. Haga clic en Siguiente."

Optar por eliminar elementos que no tienen operaciones en la siguiente ventana que se abre. Estos artículos incluyen cuentas, clientes, proveedores, otros nombres, posiciones de factura y notas "para hacer".

Haga clic en "Comenzar de limpieza." Guarde el archivo limpiada para el escritorio o disco duro externo para seguir trabajando en QuickBooks.

Consejos y advertencias

Contadores típicamente archivo de datos de QuickBooks después de que el ejercicio ha terminado. Si usted tiene un número de transacciones que no han cerrado hacia fuera, es posible que desee considerar el archivo de las transacciones a partir de dos años antes.

Guarde el archivo de copia de seguridad en un lugar seguro en caso de tener que volver a una transacción específica para obtener más información sobre una transacción cerrada.

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