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Cómo diseñar el sistema de control de documentos

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Cómo diseñar el sistema de control de documentos


Los sistemas de control de documentos se utilizan para rastrear y controlar las revisiones de documentos y se pueden encontrar en una amplia gama de aplicaciones, incluyendo el software y el derecho. El diseño de un sistema de control de documentos depende del tipo de documento que se manejan y las funciones de control deseadas. Al seleccionar una opción de almacenamiento y un tipo de interfaz de usuario son también parte del proceso de diseño de un sistema de control de documentos.

Cosas que necesitará

software de documentos de diseño (procesador de textos, programas, etc. dibujo)

Instrucciones

Determinar el tipo de documentos de su sistema será el manejo. Esta es una parte clave de su diseño del sistema de control de documentos. ¿Vas a ser el control de los documentos de procesador de texto, archivos de código fuente de ordenador, archivos HTML u otro tipo de archivo? Piense en el tipo de documentos que necesita para controlar y si se necesita para manejar más de un tipo de documento. Por ejemplo, un sistema de control de documentos legales puede necesitar para manejar documentos de Word, archivos PDF, archivos de imágenes, hojas de cálculo de Excel y posiblemente otros tipos de documentos.

Planean cómo los usuarios van a acceder al sistema de control de documentos y qué tipo de interfaz de usuario es necesario. Algunos sistemas de control de documentos operan programas como independientes con su propia interfaz gráfica de usuario, mientras que otros se accede como parte de otro programa, como un complemento a la Palabra. Es posible que desee tener un sistema que es accesible a través de Internet a través de una interfaz de navegador. Una vez que decida sobre un tipo de interfaz de usuario, puede layout los detalles del diseño de la interfaz. La interfaz de usuario puede incluir una pantalla de inicio de sesión para que su sistema puede identificar qué usuario realiza cambios en un documento.

Seleccionar un sistema de almacenamiento. El sistema de almacenamiento impulsará el diseño del software que controla el almacenamiento real y la recuperación de los documentos. Su sistema de almacenamiento podría ser tan simple como un disco duro local, o tan complejo como un sistema de almacenamiento en la nube que se accede a través de Internet. Tendrá que planificar la capacidad de almacenamiento en función de su tipo de documento y el número de documentos a controlar.

Decidir sobre las funciones de control que necesita. La mayoría de los sistemas de control de documentos incluyen funciones básicas tales como el registro de salida, el registro de entrada, crear una nueva revisión y comparación de versiones. Más características avanzadas de control pueden incluir la identificación de un grupo de documentos que van juntos como un conjunto (por ejemplo, una versión de generación en particular para el software), que requiere la aprobación para el registro de entrada, múltiples niveles de permisos, etc., también tendrán que ser considerados en las funciones internas tu diseño. Por ejemplo, ¿su almacén del sistema nuevas revisiones como copias completas del documento revisado o va solo almacenar los "deltas" (o cambios) entre las versiones y utilizar una versión de línea de base con los deltas aplicado para llegar a la versión actual? Una vez que tenga características de la interfaz de usuario y de control diseñados, está listo para comenzar a construir el sistema de control de documentos.

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