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Cómo enviar un documento protegido por contraseña vía correo electrónico

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Cómo enviar un documento protegido por contraseña vía correo electrónico


Envío de un documento protegido por contraseña a alguien por correo electrónico tomará un poco de previsión y planificación. Un documento de la contraseña habilitado debería ser el primer paso de los muchos para su total seguridad. Enviar datos sensibles a las personas en las que confía con la información, o para aquellos que "necesitan saber". Elija el destinatario sabiamente, como alguien que conozca se salvaguardar los datos y transmitirlo sólo para aquellos que lo requieran. Integrar estos pasos como parte de su rutina para limitar el acceso a su información privada.

Cosas que necesitará

PC con el correo electrónico

Word o Excel 2003 o superior

Instrucciones

Escribir un nuevo documento que contiene su información privada en un archivo de Word o Excel. Como alternativa, copiar y pegar la información en el documento. Copiar y pegar al resaltar el texto en el documento original, haga clic en "Editar" en el menú principal, seguido de "copia". En el nuevo documento, utilizar el ratón para poner el cursor donde desea que aparezca el texto, haga clic en "Editar" y luego "Pegar".

Guarde el documento que desea enviar por correo electrónico haciendo clic en "Archivo" en el menú principal y seleccionando "Guardar como". Un cuadro de diálogo aparecerá donde se puede dar un nombre al archivo. Escribir un nombre y añadir las iniciales del destinatario para que pueda identificar fácilmente el archivo protegido por contraseña más tarde.

Asegure el archivo haciendo clic en "Herramientas" en el menú principal, luego "Opciones", y haciendo clic en la pestaña "Seguridad". En la "contraseña para abrir" caja de texto, introduzca una contraseña, vuelva a escribirla de nuevo en la segunda casilla para verificar. Las mejores contraseñas son al menos ocho caracteres y utilizan una combinación de letras mayúsculas, letras minúsculas, números y símbolos, que se pueden agregar al cambiar uno de los números de la fila de números en el teclado.

Escribir un correo electrónico al destinatario y adjuntar el documento que contiene la información sensible. Informar al destinatario de que el documento está protegido con contraseña y que va a proporcionar la contraseña. No escriba la contraseña en el mismo correo electrónico que contiene el documento protegido con contraseña. Llame al destinatario para proporcionar una contraseña si usted tiene un número de teléfono, o enviar un correo electrónico por separado que contiene la contraseña. No especifica cómo va a ponerse en contacto con el destinatario, y deja en blanco la línea de asunto si envía una contraseña por correo electrónico.

Eliminar los documentos protegidos por contraseña de su ordenador cuando esté seguro de que el destinatario adecuado ha recibido su ejemplar. Si el destinatario tiene que hacer cambios o modificar el documento protegido con contraseña, tendrá que proporcionar instrucciones para la eliminación de la contraseña; consulte el paso tres.

Consejos y advertencias

Para una medida adicional de seguridad, puede comprimir su documento por contraseña cifrada en un archivo WinRAR o WinZip, ambos de los cuales también puede ser protegido por contraseña, y enviarlo por correo electrónico. Consulte el archivo de ayuda WinRAR o WinZip para obtener más información.

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