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Cómo escanear y enviar un documento

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Escanear y enviar un documento personal o negocio como un archivo adjunto de correo electrónico es puede ahorrar tiempo y dinero, ya que no tiene que preocuparse por las tasas de impresión o envío. Aunque la elección del formato de archivo adecuado es importante, el proceso no es difícil, y los procedimientos de exploración son generalmente los mismos si se utiliza un escáner autónomo o una impresora multifunción. Lo mismo es cierto para la fijación de un documento escaneado a un correo electrónico, como los procedimientos de fijación son generalmente los mismos en la mayoría de programas de correo electrónico.

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Elija un tipo de archivo

La mayoría de los escáneres le permiten seleccionar entre un PDF y JPEG. El archivo PDF es la mejor opción para la digitalización de documentos que incluyen texto o gráficos vectoriales que incluyen puntos, líneas, formas y curvas. El uso de este formato también le permite combinar documentos con más de una página en un solo archivo. El formato de archivo JPEG es una buena opción para las fotografías, ya que le permite comprimir los datos de imagen y reducir el tamaño de un archivo de gran tamaño.

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Escanear el documento

Limpiar el cristal del escáner con un paño suave y limpio. Coloque el documento boca abajo en el cristal del escáner. Alinearlo utilizando marcadores de referencia a lo largo del perímetro del vidrio y luego baje la cubierta. Seleccione "exploración" en el menú de la impresora, seleccione el equipo que desea escanear el documento a, seleccione el tipo de archivo y comenzar la exploración. Como método alternativo, abra el software que ha instalado durante la instalación y escanear el documento desde su ordenador.

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Guardar y cambiar el nombre del archivo escaneado

Cuando haya finalizado la exploración, el Explorador de Windows o Mis documentos se abrirán automáticamente. La exploración que acaba de terminar será el último de la lista. Abrir y revisar el documento para asegurarse de que escanee correctamente y, a continuación, haga clic en el botón "Guardar". Cambie el nombre del archivo de su nombre actual, como Scan0001.jpg, a algo más descriptivo, como "Lista de teléfonos de la empresa," y guardar el archivo en una ubicación conveniente.

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Adjuntar el documento a un correo electrónico

Hay dos formas de adjuntar un documento a un correo electrónico. En el primer método, haga clic en el nombre del archivo desde su ubicación actual. En el menú emergente que aparece, seleccione "Enviar a" y luego "destinatario de correo." Una nueva ventana de mensaje se abrirá con el documento que ya está fijado. Un segundo método es abrir su programa de correo electrónico y componer un nuevo mensaje. Cuando haya terminado, seleccione el botón "adjuntar archivo" a lo largo de la parte superior de la ventana del mensaje. Vaya a la ubicación donde se guarda el archivo de documento, seleccionarlo y hacer clic en "Insertar". El archivo se adjuntará sin ninguna acción adicional de su parte, y luego podrá enviar el correo electrónico.

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