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Cómo insertar campos de combinación en Word 2007

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Cómo insertar campos de combinación en Word 2007

la función Combinar correspondencia de Microsoft Word está diseñado para facilitar la creación de documentos como cartas modelo. Con la combinación de correspondencia, puede vincular un documento de Word a una fuente de datos como una hoja de cálculo de Excel, y luego usar "campos de fusión" para extraer datos de forma automática desde la hoja de cálculo y la inserta en múltiples copias del documento. Esto le permite crear rápidamente un conjunto de documentos con información similar pero variable, por ejemplo, nombres de clientes o montos de las contribuciones.

Conectar el documento de Word a un origen de datos

Seleccione la pestaña "correspondencia" y haga clic en "Seleccionar destinatarios."

Haga clic en "Seleccionar de los contactos de Outlook" para extraer su información de la libreta de direcciones de Outlook, o "Usar lista existente" para seleccionar un archivo de base de datos independiente. También puede hacer clic en "Nueva lista de Tipo" para crear y guardar rápidamente una base de datos a través de la Palabra. Utilice el formulario que aparece para crear su lista.

Haga clic en "Editar lista de destinatarios" después de que su fuente de datos está conectado a realizar modificaciones a los datos del canal se tire de la fuente.

Insertar campos de combinación

Seleccione la pestaña de "correspondencia" y haga clic en "Asignar campos."

Utilice el menú desplegable junto a cada tipo de campo de combinación para seleccionar un tipo de datos extraídos de la fuente de datos. Si está utilizando una lista de contactos de Outlook, estos tipos de datos probablemente serán emparejados ya. Si está utilizando una hoja de cálculo de Excel u otro archivo de base de datos, tendrá que coincidir con cada tipo de campo de encabezado de una columna. Haga clic en "Aceptar" cuando haya terminado.

Haga clic en "Insertar campo de combinación" en la pestaña "correspondencia", y seleccione el campo que desea insertar. Recuerde que cada campo está vinculado a una columna en particular de los datos del origen de datos. El campo "Apellido", por ejemplo, puede estar vinculado a una columna titulada "Apellido". El campo aparecerá en la posición del cursor.

Haga clic en "Finalizar y combinar" en la pestaña "correspondencia" para editar documentos individuales dentro de su conjunto o para imprimir todo el conjunto. El cuadro de diálogo "Imprimir" le permite elegir si desea imprimir copias correspondientes únicamente a un cierto rango de entradas de la fuente de datos, o para toda la fuente.

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