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Cómo utilizar MS Word permitir que un manual del usuario

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Cómo utilizar MS Word permitir que un manual del usuario


Microsoft Word proporciona todas las herramientas necesarias para crear un manual de usuario que mira profesional. Mientras que el contenido instructivo de calidad es importante, el éxito del manual depende en gran medida de lo bien que utilizar las herramientas de Word y lo bien que planificar su documento antes de tiempo.

personalizar los estilos

Estilos determinan el aspecto de todo el texto, por lo que debe decidir de antemano qué tamaño, color y comportamiento que desee para las fuentes del manual de usuario. Es importante que haga esto antes de empezar a escribir, porque si cambia de opinión acerca de una fuente en particular, sólo tiene que cambiar el estilo de una vez en lugar de cientos de páginas de texto. También le ayudará a crear la tabla de contenido más adelante. Microsoft Word ha incorporado en los estilos para algunos de los documentos más comunes, pero para algo tan extensa como un manual de usuario, se debe personalizar sus propios estilos.

Abra la ficha Inicio para encontrar el panel visibles los estilos de la cinta. Haga clic en un estilo que es similar a la que se desea crear, como "Título" o "Título 1", y seleccione "Modificar". Cambie el nombre del estilo según una nomenclatura que pone todos sus estilos manuales de usuario en conjunto, como "UM_Chapter." Edición de los estilos que se adaptan a su manual. Seleccione la opción "Estilo del siguiente párrafo," que es la fuente que desea reanudar después de pulsar "Enter". La mayoría de los estilos de cabecera, por ejemplo, son seguidos por los estilos de párrafo "" "normal" o. Haga clic en "Aceptar" para guardar su nuevo estilo.

Configurar encabezados, pies de página y numeración de páginas

La siguiente cosa que hacer antes de añadir contenido es para personalizar los encabezados y pies de página para incluir el nombre del documento, la versión y el número de página. Abra la ficha Insertar y seleccione en el encabezado, pie de página o un número de página menús desplegables. Si no está satisfecho con las opciones integradas, puede descargar otros de Microsoft o puede hacer clic en "Editar ..." para personalizar. Comience la numeración de páginas en el capítulo 1. Esto mantiene la numeración con el contenido real y hace caso omiso de la portada y tabla de contenido.

Preparar Diseño de página

Para un manual no técnica de uso general, se usaría títulos de los capítulos que progresan con el usuario. Un juguete podría tener un primer capítulo llamado "Montaje del producto", seguido de un capítulo titulado "Uso del Producto." Cuando se escribe un manual técnico, sin embargo, la convención para los capítulos suele utilizar la numeración se indica. La razón de esto es que los ingenieros a menudo se refieren de nuevo a la documentación de un producto, y es más fácil de decir equipos "Estoy siguiendo el capítulo 4.2 especificaciones", que teniendo caza de todo el mundo para la ubicación de las especificaciones. Independientemente de si utiliza títulos de los capítulos o numeración indica para cada capítulo, siempre instalar esto como un estilo y nunca dar formato a cada capítulo por separado.

Cuando esté listo para añadir contenido al manual, seleccione uno de los estilos personalizados y comenzar a escribir. Una disposición típica capítulo del manual de usuario contendría un título del capítulo, seguido de un capítulo de introducción y luego por secciones y subsecciones.

Utilice un retorno de carro al final de un capítulo. Un retorno de carro en la mayoría de las computadoras de Windows se realiza pulsando la tecla "Ctrl-Enter". Esto asegura que cada capítulo empieza en una nueva página.

Añadir Contenido de apoyo

Los mejores manuales de usuario se crean con un saldo de texto, las referencias y las ayudas visuales. Se pueden añadir notas al margen y otras referencias de apoyo mediante la inserción de notas finales o notas al pie. Notas finales son notas que se producen al final de un capítulo y las notas aparecen en la parte inferior de la página se hace referencia. Coloca el cursor donde desea que la marca de referencia. Abre la pestaña Referencias y haga clic en "Insertar Nota" o "Insertar nota al pie."

Adición de imágenes a un manual de usuario puede ser complicado en MS Word, debido a la forma en que se ajusta el texto. Los dos mejores maneras de controlar las imágenes son o bien colocar la imagen en una nueva línea por sí mismo o para crear una tabla invisible y colocar la imagen en su interior. Usando una tabla funciona bien cuando se desea colocar la imagen en el lado derecho de la página y olvidarse de los problemas de ajuste del texto.

Crear un índice

Un índice al final de un manual de usuario ayuda a los usuarios buscar contenido por palabras clave. Para crear un índice en MS Word 2007 o posterior, abra la ficha Referencias. Seleccione el texto al índice y haga clic en "Marcar entrada." Marcar otras palabras clave a lo largo del documento. Cuando haya terminado de seleccionar texto, coloque el cursor donde desea colocar el índice y haga clic en "Insertar Índice".

Generar la Tabla de Contenidos

Cuando se agrega todo el contenido, es el momento de crear la tabla de contenido. Coloca el cursor donde desea colocar la tabla de contenido. Asegúrese de que esta es una nueva página en blanco sin otros contenidos en ella. En la ficha Referencias, haga clic en "Tabla de Contenidos" y seleccione uno de los diseños integrados que se basan en sus estilos seleccionados.

Convertir el Manual del usuario en PDF

Una vez que tenga usted mismo un manual de usuario perfecta, convertirlo a formato PDF. Esto es opcional pero muy recomendable. Una de las desventajas de usar MS Word para documentos de gran tamaño en lugar de utilizar el software de publicación es su tendencia a comportarse mal cuando se comparte. estilos de sus lectores se pueden configurar de manera diferente o pueden tener una versión diferente de la Palabra. PDF es esencialmente una instantánea de su manual. Permite a los lectores a hacer comentarios, pero deja intacto el documento. Seleccione "Archivo" y "Guardar como" y seleccione PDF como tipo de archivo.

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